Ein CRM soll Ihnen helfen, keine Leads und Angebote zu verlieren. Für kleine Unternehmen ist deshalb nicht das System mit den meisten Funktionen am besten, sondern das, das Ihr Team tatsächlich jeden Tag benutzt.
Wenn Sie allein verkaufen und weniger als rund 50 aktive Leads gleichzeitig betreuen, kann eine saubere Tabelle noch reichen. Sobald mehrere Personen nachfassen, Angebote übergeben oder Aufgaben verlieren, würde ich ein einfaches CRM einführen.
| Lösung | Geeignet für | Stärke | Nachteil |
|---|---|---|---|
| Pipedrive | Kleine Vertriebsteams | Klare, leicht verständliche Verkaufspipeline | Marketing-Funktionen stehen weniger im Mittelpunkt |
| HubSpot | Teams, die Marketing und Vertrieb verbinden | Breites Ökosystem und einfacher Einstieg | Mit wachsendem Funktionsumfang kann es komplexer und teurer werden |
| Zoho CRM | Preisbewusste Unternehmen mit mehreren Geschäftsprozessen | Breites Software-Angebot | Einrichtung und Oberfläche sollte man vorab testen |
| Excel / Google Sheets | Einzelpersonen und sehr kleine Teams | Kostenlos und sofort verständlich | Keine zuverlässigen Erinnerungen, Automationen oder sauberen Übergaben |
Wenn eine Person den Vertrieb macht, Sie nur wenige offene Chancen haben und niemand Informationen übernehmen muss, ist ein CRM nicht automatisch nötig. Ich würde erst wechseln, wenn Nachfassaktionen verloren gehen oder die Tabelle anfängt, mehr Arbeit zu machen als sie spart.
Wenn Sie eine klare Pipeline für Leads, Angebote und nächste Schritte brauchen und Vertrieb im Mittelpunkt steht. Für kleine Teams ist die einfache visuelle Logik oft wichtiger als ein riesiger Funktionskatalog.
Wenn Website-Anfragen, Newsletter, Marketing und Vertrieb enger zusammenlaufen sollen. Der Vorteil ist die Breite. Der Nachteil: Man kann schneller Funktionen und Pakete hinzufügen, die ein kleines Team noch gar nicht braucht.
Wenn Sie neben CRM weitere Geschäftsanwendungen aus einem gemeinsamen Ökosystem möchten und bereit sind, etwas mehr Zeit in Einrichtung und Auswahl zu investieren.
Für viele kleine B2B-Unternehmen würde ich Pipedrive und HubSpot zuerst vergleichen. Zoho ist eine interessante Alternative, wenn Preis und ein breiteres Software-Ökosystem wichtig sind. Und wenn Ihre Tabelle noch zuverlässig funktioniert, müssen Sie nicht aus Prinzip ein CRM kaufen.
Wenn Ihr größeres Problem nicht die Verwaltung, sondern das Finden neuer Kunden ist, gehen Sie stattdessen zum Leitfaden B2B Leads finden oder zum Zielkunden-Generator.